pertanto, ESI definisce la presente Policy sulla protezione dei dati.
La protezione dei Dati personali dell’utente è importante per ESI. La società mira a trattare i Dati personali dell’utente in maniera legittima, appropriata e trasparente.
Leggete la presente Policy sulla protezione dei dati.
A tale riguardo, in caso di domande o commenti, contattare ESI
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TITOLARI DEL TRATTAMENTO, CONTITOLARI DEL TRATTAMENTO E RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO
ESI, come stabilito nell’ambito dell’Unione europea, è soggetta al Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 679/2016 (GDPR) e a qualsiasi legislazione futura, in applicazione del suddetto Regolamento, che entrano in vigore nello stato membro in cui sono istituiti.
TITOLARI DEL TRATTAMENTO
I Dati personali inoltrati dall’utente offline attraverso i Moduli oppure online attraverso il Sito web e/o le Applicazioni vengono utilizzati per le finalità descritte sotto ESI., con sede legale in Strada del Cipresso 5/D, 06089 Torgiano (Perugia) (partita IVA 02553300548), in qualità di Titolare del trattamento.
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DATI PERSONALI RACCOLTI DA ESI E FINALITÀ
ESI, nella misura necessaria, raccoglie, elabora, registra, conserva e trasferisce i Dati personali degli Interessati forniti offline attraverso Moduli oppure online tramite il Sito web e/o le Applicazioni, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, nei seguenti casi: visitando il Sito web, usando Applicazioni, compilando Moduli di registrazione offline oppure online; riferendo casi di non conformità; contattando ESI; presentando domande di lavoro; facendo clic sui pulsanti dei social media; fornendo feedback (ad es. su Moduli, PCQI Board, FSVP Board Applicazioni, Sito web, assistenza clienti); rispondendo a sondaggi e altre attività.
I Dati personali vengono raccolti su base facoltativa oppure su base obbligatoria. Se è obbligatorio fornire Dati personali, questi verranno contrassegnati di conseguenza. Nel caso in cui un Interessato non riesca o neghi di fornire i Dati personali che ESI ha segnato come obbligatori, la società non sarà di conseguenza in grado di portare avanti il processo o l’attività richiesta da quell’Interessato.
Un esempio di Dati personali contrassegnati come obbligatori è rappresentato dalla situazione in cui un Interessato desidera presentare Moduli di registrazione. In questo caso, ESI necessita di alcuni dati personali al fine di poter elaborare la richiesta correlata di registrazione. Se l’Interessato desidera registrarsi ma non fornisce i dati personali contrassegnati come obbligatori, ESI non potrà accettare e trattare la richiesta di registrazione.
ESI può raccogliere i Dati personali sulla base del consenso o senza il consenso dell’Interessato coinvolto se: 1) è necessario adempiere a un obbligo legale; 2) deve essere eseguito o sarà eseguito un contratto in cui l’Interessato è una delle parti; 3) ci sono interessi legittimi, interessi pubblici o interessi vitali da proteggere che prevarranno sui diritti dell’Interessato coinvolto; 4) un’autorità ha richiesto a ESI di trattare i Dati personali.
ESI può trattare ulteriormente i Dati personali dell’utente solo:
- se lo scopo dell’ulteriore Trattamento è compatibile con le finalità della raccolta iniziale dei Dati personali dell’utente;
- se l’utente fornisce il proprio consenso all’ulteriore Trattamento dei dati per uno scopo che è nuovo e non compatibile con le finalità della raccolta iniziale dei Dati personali.
Nei sotto paragrafi 2.1 e 2.2, vengono riportati i Dati personali raccolti da ESI e le finalità della raccolta.
2.1. DATI PERSONALI CHE ESI RACCOGLIE DALL’UTENTE O DA TERZE PARTI.
All’utente potrà essere chiesto di fornire a ESI, a seconda dello scopo di ogni Trattamento e nella misura necessaria, diversi tipi di Dati personali inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, nome, cognome, data e luogo di nascita, titolo, indirizzo, telefono, cellulare, indirizzo e-mail, lingua, paese, nazionalità, carta d’identità, numero di patente di guida, codice fiscale, numero di passaporto, informazioni sul curriculum, datore di lavoro, occupazione, numero cliente, URL personale dei social media, carta di credito, preferenze, interessi, feedback, Iban bancario, mansione lavorativa, codice A.T.E.C.O.
ESI utilizza inoltre i Dati personali forniti dall’utente a terze parti, ad esempio a prestatori di servizi, oppure Dati personali di dominio pubblico come i Dati personali comunemente riconosciuti, i Dati personali visibili sul proprio sito web o blog oppure postati sul profilo dei social media pubblicamente accessibili.
2.1.1 Finalità della raccolta dei Dati Personali.
Dopo essere stati raccolti, i Dati personali sopra menzionati vengono utilizzati per una serie di finalità, che sono elencate di seguito:
Amministrazione aziendale e gestione clienti.
ESI deve poter eseguire contratti in maniera debita e corretta, ed effettuare tutti i processi contabili e legali necessari. Di conseguenza, ESI avrà bisogno di alcuni Dati personali forniti dagli Interessati offline attraverso Moduli oppure online attraverso il Sito web e le Applicazioni. In conformità con il Regolamento (UE) 679/2016, ai fini dell’esecuzione di contratti, il consenso dell’Interessato, che è o sarà una parte di un contratto, non è richiesto.
Con riferimento alla gestione delle relazioni con i clienti e alla fornitura di servizi ai clienti, ESI utilizza Dati personali (ad es. nome, paese, nazionalità, indirizzo e-mail, codice cliente, informazioni sulla carta di credito) al fine di:
- valutare se fosse fattibile fornire servizi a un cliente prima di sottoscrivere un contratto;
- elaborare le richieste scritte dei clienti, gli ordini dei clienti di servizi e le richieste di cashback;
- identificare e contattare clienti per uno sconto;
- informare i clienti sui loro diritti e sui servizi aggiuntivi correlati al prodotto o al servizio acquistato;
- informare i clienti sugli eventi e sulle campagne promozionali di ESI e inviare i relativi inviti;
- gestire l’accesso ai locali, al Sito web e alle Applicazioni di ESI;
- informare i clienti di un’imminente scadenza dei contratti stipulati, Audit, Visite e controlli.
Distribuzione dei prodotti
ESI utilizza i Dati personali per la redazione della documentazione, Audit e check documentali
- facilitare I propri operatori nella fornitura dei servizi attraverso Partner commerciali, il Sito Web e/o attraverso le Applicazioni;
- facilitare I consulenti esterni nello svolgimento dei servizi (ad esempio, i Dati personali sono inclusi nel foglio appuntamento relativo all’audit, ispezione e check documentale svolto del consulente interno/esterno);
- ottimizzare i servizi elaborando offerte per i clienti;
- esaminare i dati tecnici e lo stato dei contratti e dei progetti;
- organizzare e fornire formazione a clienti, dipendenti e consulenti interni/esterni.
Gestione dei fornitori
ESI utilizza i Dati personali per tenere registri relativi a fornitori, prestatori di servizi e consulenti interni/esterni per registrare e gestire ordini d’acquisto, spese aziendali e fatture fornite da fornitori e prestatori di servizi.
Marketing diretto
Come società leader in Europa di formazione e consulenza sulla normativa Usa e UE, ESI è in grado di fornire informazioni su misura per l’utente e per le sue esigenze. Si tratta del cosiddetto “marketing diretto”).
ESI utilizza i Dati personali raccolti, i Dati personali che sono pubblicamente disponibili (ad es. informazioni disponibili su Internet, attraverso i risultati delle ricerche, i risultati dei social media) oppure Dati personali ricevuti da terze parti (ad es. Fornitori di servizi Internet) per finalità di marketing diretto e per attrarre nuovi clienti.
ESI effettua marketing diretto anche con lo scopo di organizzare eventi interni, corsi di formazione, viaggi, presentazioni, riunioni per dipendenti, clienti e Partner commerciali, consulenti interni ed esterni.
ESI svolge marketing diretto attraverso una varietà di media inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, messaggistica di testo su cellulare, sondaggi, e-mail, il Sito web, pubblicità online, database marketing, Applicazioni ed eventi.
ESI effettua marketing diretto sulla base del proprio interesse legittimo di perseguire obiettivi commerciali.
ESI può svolgere marketing diretto in risposta al consenso esplicito dell’Interessato. Se l’utente non desidera ricevere un’offerta altamente personalizzata, non deve fornire il proprio consenso a ricevere marketing diretto quando gli viene chiesto.
ESI si impegna a garantire che le informazioni di marketing diretto vengano fornite in modo chiaro e adeguato e ciò utilizzando il canale designato dal destinatario al fine di ridurre al minimo l’inconveniente di essere disturbato.
Miglioramento della qualità di prodotti e servizi
ESI utilizza Dati personali raccolti attraverso Moduli, domande di lavoro, sondaggi, indagini, commenti, feedback inviati a ESI o ad altre società del Gruppo ESI per migliorare i propri servizi, effettuare ulteriori sondaggi.
I Dati personali possono anche essere utilizzati per valutare, semplificare e migliorare i processi di ESI, ad esempio per ottimizzare le campagne, le procedure sia offline che online, attraverso il Sito web e/o le Applicazioni.
Assunzione e selezione
Allo scopo di assumere “talenti”, ESI raccoglie Dati personali come ad esempio, tra gli altri, nome, e-mail, numero di telefono, informazioni sul curriculum, URL al profilo dei social media da candidati aperti e candidati mirati che presentano domanda, ad esempio, per posti di lavoro vacanti, tirocini internazionali, stage per studenti.
I Dati personali forniti dai candidati (attraverso la compilazione di Moduli o la registrazione e la creazione di un account personale sul Sito web o al momento dell’accesso alle Applicazioni) verranno utilizzati per il Trattamento delle domande, per contattare candidati per attività correlate alla gestione delle risorse umane, gestire i processi di assunzione (ad es. invitando i candidati a interviste e per svolgere test scritti) e redigere contratti di lavoro.
ESI si impegna a cancellare dai propri archivi i Dati personali appartenenti ai candidati che non sono stati assunti alla fine del processo di selezione, quando non vi è un legittimo motivo per conservarli.
Gestione del personale e benefici retributivi
ESI utilizza i Dati personali allo scopo di gestire il personale e, in particolare, per:
- gestire e tenere traccia dei contratti di lavoro e delle buste paga;
- pagare gli stipendi;
- tenere traccia delle presenze, dei viaggi e delle attività di formazione dei dipendenti e consulenti interni ed esterni;
- comunicare con le compagnie di assicurazione sanitaria;
- fornire ai dipendenti assicurazioni, beni aziendali e benefici retributivi correlati alle prestazioni.
Tenuta di registri e contabilità
ESI utilizza i Dati personali ai fini della tenuta dei registri e della contabilità e con lo scopo di:
- tenere traccia delle transazioni
- emettere fatture correlate alle vendite e ai servizi forniti;
- compilare dichiarazioni fiscali e relativi moduli per adempiere agli obblighi fiscali;
- elaborare statistiche sulla base dei dati relativi alle transazioni (ad esempio riguardanti il numero di transazioni effettuate e in quale area);
- rispettare la legislazione vigente e i requisiti normativi sia a livello nazionale che europeo e internazionale.
Reclami e controversie legali
ESI può utilizzare i Dati personali come prova e per accertare, esercitare e salvaguardare i propri diritti o i diritti di coloro che la società rappresenta (ad es. nelle controversie) dinanzi a qualsiasi giurisdizione di qualunque paese (ad esempio, tra gli altri, il diritto di ESI di difendersi da atti di concorrenza sleale o il diritto di ESI di sollecitare l’adempimento di una fattura insoluta).
Prevenzione delle frodi e dei reati
ESI può inoltre utilizzare i Dati personali per impedire, rilevare e indagare sui reati e sui rischi informatici per legittimo interesse o quando lo richiede un’autorità pubblica.
Attività aziendale e gestione dell’ufficio
ESI si impegna a mettere in atto tutte le misure appropriate per la protezione dei Dati personali con riferimento alle comunicazioni infragruppo in linea con il Regolamento (UE) 679/2016.
2.2. DATI PERSONALI OTTENUTI DALL’USO DEL SITO WEB E/O DELLE APPLICAZIONI.
2.2.1 Finalità della raccolta dei Dati Personali
Quando l’utente visita il Sito web e/o le Applicazioni, ESI raccoglie alcuni dei suoi Dati personali per i seguenti scopi:
Facilitazione dell’uso del Sito web e/o delle Applicazioni
Raccogliendo alcuni Dati personali (ad es. indirizzo IP, dati di login), ESI è in grado di adattare maggiormente il Sito web e/o le Applicazioni in base alle esigenze dell’utente.
Attraverso l’utilizzo di Cookie, ESI raccoglierà automaticamente alcuni Dati personali come, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, informazioni specifiche sui dispositivi (ad es. indirizzo IP, tipo di browser), informazioni di accesso (ad es. quesiti di ricerca), informazioni sulla geo-localizzazione (ad es. attraverso il punto di accesso Wi-Fi) allo scopo di facilitare l’uso del Sito web e/o delle Applicazioni e aumentare la comodità durante il loro utilizzo.
Esempio: allo scopo di sostenere e semplificare il processo di identificazione dell’utente, ESI memorizza nome utente e password attraverso un Cookie; in questo modo non è necessario che l’utente inserisca le credenziali di identificazione o altri dati personali ad ogni visita.
ESI utilizza diversi tipi di Cookie: necessari, funzionali, traccianti plug-in dei social, pubblicità di terzi, analisi proprietaria. Per avere ulteriori informazioni sui Cookie, su cosa sono, quali tipi vengono utilizzati e perché, leggere la “Policy dei Cookie”.
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I DATI PERSONALI RACCOLTI VERRANNO UTILIZZATI?
Per le suddette finalità, ESI potrebbe avere bisogno di servizi, consulenza e/o assistenza da terze parti, check documentali, inclusi a titolo esemplificativo ma non esaustivo,per audit,formazione, sopralluoghi, per la manutenzione delle Applicazioni e il bug fixing, l’acquisto di Applicazioni, il data hosting, la consulenza sulla conformità con le leggi e le norme, lo sviluppo di Applicazioni, i servizi legati alle risorse umane, i servizi di fornitura, i servizi di Internet provider, la produzione di statistiche e altro ancora.
A tale proposito, nella misura necessaria, ESI può trasmettere o divulgare i Dati personali raccolti a qualsiasi persona fisica o persona giuridica, a Partner commerciali che sono terze parti rispetto a ESI .
ESI non vende né acquisisce i Dati personali dell’utente da terze parti per il proprio utilizzo personale.
Ogni volta che ESI deve trasmettere o divulgare alcuni Dati personali raccolti a terze parti, eccetto in caso di interesse legittimo della terza parte, ESI si accerterà di avere un accordo per il trattamento dei dati con tale terza parte in virtù delle disposizioni del Regolamento (UE) 679/2016, chiedendo alla terza parte di adempiere ai principi e alle disposizioni dello stesso Regolamento e di allinearsi agli standard di sicurezza appropriati.
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TRASFERIMENTO DI DATI PERSONALI E PAESI TERZI (NON UE)
Nell’ambito delle finalità sopra descritte, ESI trasmette e utilizza congiuntamente i Dati personali raccolti, appartenenti agli Interessati presenti nell’Unione europea USA ed Extra UE, con CISRAD e ITA Corporation e/o Partner commerciali con sede in qualsiasi paese non UE.
ESI ha stabilito adeguate clausole contrattuali standard e garanzie appropriate riguardanti qualsiasi trasferimento di Dati personali tra ESI, CISRAD Srls e ITA Corporation. In ogni caso di trasferimento di Dati personali verso un paese non UE, ESI si impegna a:
- assicurare un adeguato livello di protezione fissando garanzie appropriate e rispettando le disposizioni del Regolamento (UE) 679/2016;
- gestire il trasferimento di Dati personali sulla base di:
- a) decisioni di adeguatezza dell’Unione europea; oppure
- b) clausole contrattuali standard/regole aziendali vincolanti; oppure
- c) codice di condotta approvato dalla relativa autorità di controllo/certificazioni ufficiali sulla sicurezza.
- gestire il trasferimento dei Dati personali sulla base del consenso dell’Interessato i cui Dati personali devono essere trasferiti, oppure sulla base delle deroghe in virtù dell’articolo 49 del Regolamento (UE) 679/2016 se il trasferimento non può essere eseguito in base ai suddetti casi a), b), c).
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CONSERVAZIONE DEI DATI E RELATICI CRITERI
ESI non conserva i Dati personali dell’utente per sempre. ESI utilizza i Dati personali nella misura necessaria e solo con lo scopo di perseguire le finalità sopra descritte. Dopo che lo scopo è stato raggiunto, ESI si impegna a eliminare i Dati personali, a meno che la loro archiviazione non sia richiesta dalla legge, a livello nazionale, europeo o internazionale.
Il punto di partenza per memorizzare i Dati personali è il periodo di conservazione legale (che spesso è di dieci anni e dura fino alla scadenza di un contratto). Il periodo può essere più lungo ove necessario per l’esercizio dei diritti di ESI.
Se non viene stabilito alcun periodo di conservazione dalla legge, il periodo di conservazione può essere più breve, in conformità con, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, uno dei seguenti criteri: durata del contratto e obblighi legali; esigenze organizzative; perseguimento del marketing diretto.
Alcune idee diventano più chiare solo quando vengono considerate nell’arco di un tempo più lungo. Per questo motivo, per alcuni tipi di Dati personali potrebbe essere necessario un orizzonte temporale più esteso (ad es. per quelli necessari per progettare modelli di rischio e di marketing).
Come è stato dichiarato, ESI si impegna il più possibile a lavorare con Dati personali aggregati, anonimizzati o Pseudo anonimizzati e in tutti i casi cesserà i collegamenti con gli individui il più rapidamente possibile.
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DIRITTI DEL SOGGETTO INTERESSATO E RELATIVE MODALITÀ DI ESERCIZIO
In caso di domande sulla protezione dei propri Dati personali o sull’esercizio dei propri diritti, l’utente può contattare ESI in qualsiasi momento scrivendo a ESI o, inviando per posta un Modulo specifico oppure inoltrando il Modulo disponibile online sotto la sezione “Contatti” attraverso il Sito web e/o le Applicazioni.
Dopo che i Dati personali sono stati sottoposti al Trattamento, l’utente ha diversi diritti in qualità di Soggetto Interessato, che possono essere esercitati come indicato sotto.
L’utente deve essere più specifico possibile ogniqualvolta desidera esercitare i propri diritti. ESI può rispondere adeguatamente solo alle richieste espresse in maniera sufficientemente dettagliata. ESI dovrà verificare l’identità dell’utente in maniera più dettagliata possibile, per evitare che qualcun altro cerchi di esercitare i suoi diritti. All’utente pertanto verrà chiesto di fornire un documento di identificazione valido al momento della presentazione di tale richiesta.
L’utente può accedere ai propri Dati personali
Qualora l’utente desideri accedere ai Dati personali che ESI tratta oppure voglia avere maggiori informazioni in merito a:
- le finalità del Trattamento;
- le categorie dei Dati personali in questione;
- le categorie di destinatari a cui i Dati personali sono stati o saranno comunicati;
- il periodo previsto di conservazione dei Dati o i criteri utilizzati per stabilire tale periodo;
- i diritti del soggetto interessato;
- i diritti che il soggetto interessato può esercitare rispetto al Trattamento da parte di ESI;
- l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, inclusa la profilazione, e le
- conseguenze previste;
L’utente può integrare/rettificare/cancellare/limitare il trattamento dei propri Dati personali.
Può accadere che alcuni Dati personali detenuti da ESI non siano (o abbiano cessato di essere) corretti. Può accadere anche che l’utente voglia aggiungere qualcosa ai propri Dati personali forniti a ESI. L’utente può chiedere la rettifica o l’integrazione dei propri Dati personali in qualsiasi momento, usando il modulo in fondo della pagina.
Se l’utente desidera che ESI cancelli i suoi Dati personali la richiesta verrà elaborata, a meno che non emerga un impedimento o un’incompatibilità ai sensi della legge o in virtù di interessi legittimi riguardo all’eliminazione. Se l’utente desidera chiedere la cancellazione dei Dati personali, è necessario compilare il modulo in fondo della pagina.
L’utente può chiedere la portabilità dei propri Dati personali per se stesso o per terze parti.
Se i Dati personali sono stati raccolti attraverso mezzi elettronici, l’utente può chiedere la portabilità dei Dati personali forniti per se stesso o per terze parti, usando il form in fondo della pagina.
L’utente può ritirare il consenso al Trattamento dei propri Dati personali
Ogni volta che l’utente fornisce a ESI il proprio consenso per il Trattamento dei Dati personali può successivamente ritirare tale consenso in qualsiasi momento seguendo la procedura suggerita e con la stessa facilità con cui lo ha fornito. Vedi il modulo in basso alla pagina.
L’utente può opporsi al Trattamento dei Dati o al Trattamento mediante sistemi decisionali automatizzati
Se l’utente non è d’accordo con le modalità con cui ESI difende i propri legittimi interessi a trattare determinati Dati personali, può farlo inviando una mail a info@euroservizimpresa.it
ESI dovrà elaborare le obiezioni a meno che non vi siano ragioni legittime per non farlo o motivi previsti dalla legge (ad esempio, un’obiezione varrà rifiutata se il Trattamento dei Dati personali è stato condotto per combattere le frodi).
Se l’utente non è d’accordo con la modalità con cui ESI provvede al Trattamento dei Dati personali o se ha altre domande al riguardo, può sempre contattare l’Autorità per la protezione dei dati del proprio paese di residenza.
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RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI
Di seguito sono riportati i contatti del Responsabile della protezione dei dati di ESI:
- indirizzo e-mail: info@euroservizimpresa.it
- per posta: (all’attenzione di) Responsabile della protezione dei dati di ESI, Strada del Cipresso, 5/D – 06089 – Torgiano (Perugia) – ITALIA
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MINORI
Attraverso il proprio Sito web o le Applicazioni ESI non tratta Dati personali di persone fisiche di età inferiore a 16 anni, né propone loro offerte commerciali o cerca di contattarle, a meno che il loro rappresentante legale non abbia fornito il consenso.
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MISURE DI SICUREZZA PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
ESI ha implementato adeguate misure di sicurezza allo scopo di mantenere l’integrità e la sicurezza, oltre che impedire la distruzione, la perdita, l’alterazione accidentale o illegale, la divulgazione non autorizzata, o l’accesso ai Dati personali trasmessi, memorizzati o in altro modo trattati, in linea con il Regolamento (UE) 679/2016.
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ULTERIORI MODIFICHE ALLA PRESENTE POLICY SULLA PROTEZIONE DEI DATI
ESI cerca regolarmente di migliorare i propri sforzi nel proteggere i Dati personali. La presente Policy sulla protezione dei dati può essere modificata o aggiornata alla luce delle leggi future, a livello internazionale, europeo e nazionale.
ESI informerà l’utente di tutte le modifiche sostanziali della presente Policy sulla protezione dei dati offline oppure attraverso mezzi online (ad esempio, tramite il Sito web, durante la prima visita o ad ogni aggiornamento della presente Policy sulla protezione dei dati).
L’utente può sempre trovare la versione più recente della Policy sulla protezione dei dati di ESI sul sito http://euroservizimpresa.com/privacy-policy/.
